Strakke organisatie of ruimte voor improvisatie: wat werkt best?
De structuur van de meeste bedrijven is opgezet om zo efficiënt mogelijk te werken in een relatief stabiele omgeving. Snelle verandering en hyperconcurrentie vragen van bedrijven om zich anders te organiseren. In de managementliteratuur wordt hier dan ook veel over geschreven, en thema’s die vaak terug komen zijn ‘Spelen en Improviseren’, twee woorden die niet meteen geassocieerd worden met professionele bedrijfsvoering. Dus waarom is het van belang improvisatie in het competentiewoordenboek op te nemen als we juist grip willen krijgen op onze bedrijfsvoering?
Als we kijken naar het omgaan met verandering is het interessant hierin een onderverdeling te maken binnen onze organisatie.
Waar is wat nodig?
1) De mechanische organisatie: Deze afdelingen bevinden zich in een relatief stabiele en daarmee voorspelbare omgeving. Hier kan het zinvol zijn om te plannen, routines te beschrijven, controle houden, en management wordt vaak gezien als de meest effectieve leiderschapsstijl. Voorbeeld: Productie.
2) De improviserende organisatie: Hier hebben we te maken met een snel veranderende en onvoorspelbare omgeving. Planningen en regelgeving beperken in deze situaties, aangezien ze nooit in het moment zullen aansluiten. Samenwerking vindt plaats vanuit waardes en richtlijnen in plaats van regels. Op een creatieve wijze worden nieuwe best practices ontwikkeld door in te spelen op wat nodig is. De passende leiderschapsstijl is faciliteren en samenwerken in netwerkverband. Voorbeeld: Innovatie.
Improvisatie gedefinieerd
Improvisatie is de mate waarin samenstelling en uitvoering samenvallen in de tijd (Miner, 1998). Waar planning en controle tijd vragen en daarmee inflexibiliteit met zich meebrengen, geeft improvisatie beweging door professionals meteen te laten beginnen en te laten leren tijdens het proces. De precieze uitkomst van een improvisatieproces is dan ook niet bekend aan het begin. De klant wordt daarom direct in het proces betrokken, zodat er sprake is van ultieme cocreatie.
Kernelementen zijn:
- intuïtie: uit (on)bewuste ervaring weten wat er gebeuren moet
- creativiteit: door combinaties te maken tot nieuwe oplossingen komen
- bricolage: spelen met wat voor handen is
- samenspel: op horizontale wijze met elkaar creëren
Bedenk dat veel startende ondernemers op deze wijze te werk gaan. Ze hebben vaak een beeld waar ze naar toe gaan zonder dit precies te kunnen beschrijven.
Hoe faciliteer je improvisatie?
Wat is dan nog de rol van de manager in een improvisatieproces. De basisregel is voorspelbaar: ga niet managen, maar…
1) Ondersteun het proces, en heb vertrouwen in je mensen. Dit klinkt simpel, maar blijkt moeilijk. Professionele improvisatoren zijn meesterlijke facilitatoren, en denken in processen en in horizontale samenwerking.
2) Ontwikkel met je team een raamwerk van waarden waar mensen zich aan willen binden, in plaats van regels waarmee je ze limiteert en afrekent. Wees een magneet!
3) Leer gedurende het proces van wat goed en fout gaat. Improvisatie gaat in vele kleine stappen, dus met elkaar bijsturen is mogelijk en gewenst.
4) Zorg voor een uitdagende omgeving.
Voorbeeld
Kijk voor een voorbeeld van spelmatig creëren naar de IDEO Shopping Cart Challenge. Een van de meest succesvolle organisaties in Silicon Valley.
Rutger Slump, programmamaker de Baak
Voor meer informatie:
Letsplayinnovation.wordpress.com
Het volgende event van De Baak vindt plaats op 18 augustus (vanaf 14.30u). Het thema deze keer: Flow, swinging organisations & Jazz
